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音乐学院办公室主任(副主任)工作条例
2017-04-25 16:21   审核人:

第一条     学院办公室是在本院领导班子领导下的综合办事机构。办公室主任(副主任)在院领导的授权下处理本院内部事务和对外联系等工作,业务上接受学校党委办公室和学校办公室的指导。

第二条     岗位要求

熟悉业务,有较强的文秘工作能力,坚持原则、办事公道,热情主动、廉洁自律,有较好的工作责任感和事业心。

第三条     岗位职责

学院办公室主任(副主任)是本院领导的得力助手,协助单位主要负责人做好教学、科研、人事、文秘、接待、协调、统筹及综合管理、后勤服务等工作。

一、当好助手、参谋。与单位领导保持密切联系,合理安排好领导的工作日程,认真履行事前请示与事后汇报;协助领导做好接待来访及来电、来信的处理工作;认真审阅学校的相关通知精神,及时向院领导汇报;收集和了解各项工作动态,掌握教学和工作秩序,发现问题及时向领导汇报,为领导决策提供参考;检查督促上级交办事项,以及本院各项决议、决定或领导布置的工作任务的贯彻落实情况;协调好各方面的工作,与学校有关部门保持联系和沟通,加强协作配合。

二、安排、布置会场并负责会议的通知、协调工作,参加单位办公会议,严肃认真地做好会议记录、撰写会议纪要等工作。

三、起草文书资料。负责起草或审核本院的通知、决定、工作计划、工作汇报、工作总结等文稿及其它各项文书资料。

四、规范文书管理。负责签收、管理各类往来文件和信函材料,按办文程序提出拟办理意见。认真阅文,及时传达上级文件及学校各部门的会议、汇报、催办事项,和落实工作;做好以本院名义发出的文稿的制作及上报下发工作,保证文稿规范无差错;做好各种文书的立卷归档等档案工作;负责本院的机要保密工作,管理好本院的办公电脑、网页、电子信箱和网上信息发布工作,严守国家机密。

五、管好印章。办公室主任(副主任)是本院行政印章的管理人。要严格执行印章使用的各项具体规定,坚持原则,管好印章。

六、负责检查环境及教室卫生,组织评选文明教室(琴房)负责本院办公设备固定资产、财务帐册的登记与管理工作;制订本院办公用品的物资供应计划,并按有关规定做好物品的进、出、派发等管理工作;做好来宾的接待工作,安排节假日和重要活动期间的值班工作;负责登记、办理教职工请销假手续;督促教务秘书、办事员等办公室人员全面完成职责范围内的各项工作任务,做好本院教职工的考勤管理工作。

七、完成领导交办的其它工作任务。

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